Tämä on Nurmeksen 2. Porokylän apteekin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. 21.10.2020 / muokattu 3.2.2022.
1 REKISTERINPITÄJÄ
Nurmeksen 2. Porokylän apteekki
Porokylänkatu 13, 75530 Nurmes
Puh. 013 462 369
Sähköposti: porokylanapteekki.nurmes@apteekit.net
2 REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ
Apteekkari Mari Suonio
Porokylänkatu 13, 75530 Nurmes
Puh. 013 462 369
Sähköposti: Mari.Suonio@apteekit.net
Tietosuojavastaava Juho Mustonen
Porokylänkatu 13, 75530 Nurmes
Puh. 013 462 369
Sähköposti: porokylanapteekki.nurmes@apteekit.net
3 APTEEKIN ASIAKASREKISTERI
3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.
Asiakkaat on ryhmitelty apteekin tarjoamien palveluiden mukaisesti.
1 Apteekkiasiakkaat (reseptiasiakkaat) Reseptiostokset pitää lain mukaan rekisteröidä, joten kaikki apteekin reseptiasiakkaat kuuluvat tähän asiakasryhmään. Käsittely perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön (toimitettujen reseptien arkistointi) tai sopimukseen (Kela-korvauskäsittely), jolloin käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. EU-lainsäädäntöön perustuvan lääkevarmennuksen osana tallennetaan kaikkien lääkevarmennuksen piirissä olevien, apteekista toimitettujen, lääkkeiden sarjanumerot ja tuotekoodit. Lääketurvallisuuden parantamiseksi (rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna) apteekin järjestelmään tallennetaan lisäksi ostotapahtuman yksilöivä tieto, jolla voidaan jäljittää informointia varten myös asiakkaat, joille lääkettä on toimitettu (reseptitietojen lakisääteisen säilytysajan puitteissa). Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi lääkkeiden takaisinvetotilanne.
2 Eläinlääkereseptiasiakkaat Tietojen käsittely perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön (toimitettujen reseptien arkistointi) jolloin käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. EU-lainsäädäntöön perustuen tallennetaan asiakkaan osoite, mikäli se on kirjattu reseptille, sekä toimitettujen lääkepakkausten myyntilupanumero, eränumero ja tuotekoodi.
3 Tiliasiakkaat Tietojen käsittely perustuu tiliasiakaslaskutussopimukseen apteekin ja tiliasiakkaan välillä.
4 Annosjakeluasiakkaat Tietojen käsittely perustuu annosjakelusopimukseen apteekin ja annosjakeluasiakkaan välillä.
3.2 Rekisterin tietosisältö
1 Reseptiasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
- Etunimi, sukunimi
- Henkilötunnus
- Kaikki reseptille tallennettavat tiedot
- Toimitettujen lääkevarmennettavien lääkkeiden sarjanumerot ja tuotekoodit
- Osto- ja maksutapahtumat
- Sitoumustiedot, työpaikkakassatieto
- Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus
- Puhelinnumero asiakkaan suullisella suostumuksella
2 Eläinlääkereseptiasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä eläinlääkkeitä reseptillä ostavista asiakkaista seuraavia tietoja:
- Etunimi, sukunimi
- Asiakkaan osoite
- Kaikki reseptille tallennetut tiedot
- Toimitettujen lääkkeiden myyntilupa- ja eränumerot sekä tuotekoodit
- Osto- ja maksutapahtumat
- Puhelinnumero asiakkaan suullisella suostumuksella
3 Tiliasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksi
- Suoramaksu/e-lasku-tiedot
- Edunvalvojan tiedot
- Laskutusosoite (jos eri kuin postiosoite)
- Laskun viitteet ja laskutukseen liittyvät lisätiedot
e-lasku/Suoramaksusanoma (pankista apteekkiin) sisältää seuraavat tiedot:
- Nimi (etunimi ja sukunimi)
- Henkilötunnus (asiakkaan tunnistus)
- Virtuaalinen IBAN-tilinumero
Laskujen välityspalveluun lähtevät tiedot:
- Asiakkaan etunimi, sukunimi
3 Asiakkaan edunvalvojan tiedot (jos laskulla määritelty)
- Asiakkaan osoitetiedot
- Asiakkaan ja apteekin e-lasku/verkkolaskuosoite
- Asiakkaalta laskutettavat ostokerrat tuotteineen sekä muut laskutettavat tuotteet (tuotteet on mahdollista piilottaa laskulta asiakaskohtaisesti, pelkkä lähete-rivi jää tässä tapauksessa laskulle)
4 Annosjakeluasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä annosjakeluasiakkuuden solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:
- Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty
- Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
- Muu annosjakeluasiakkaan lääkitys
- Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio
3.3 Henkilötietojen säilytysaika
1 Apteekkiasiakkaat
Apteekkiasiakkaiden osto- ja maksutapahtumat poistuvat aktiivirekisteristä 13 kuukauden kuluttua ostotapahtumasta. Asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä 18 kuukauden kuluttua viimeisestä asioinnista. Reseptitietoja säilytetään lain velvoittamana arkistoituna rekisterissä 5 vuotta.
2 Eläinlääkereseptiasiakkaat
Eläinlääkereseptiasiakkaiden osto- ja maksutapahtumat poistuvat aktiivirekisteristä 13 kuukauden kuluttua ostotapahtumasta. Asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä 18 kuukauden kuluttua viimeisestä asioinnista. Reseptitietoja säilytetään lain velvoittamana arkistoituna rekisterissä 5 vuotta.
3 Tiliasiakkaat
Asiakkaan tiliasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään apteekin asiakasrekisterissä sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti sekä vähintään lain velvoittaman ajan. Laskujen välityspalvelussa laskutusaineistoja säilytetään 3 kuukauden ajan laskutuksen jälkeen. Varmuuskopioilla tiedot säilyvät 12 kuukauden ajan.
4 Annosjakeluasiakkaat
Asiakkaan annosjakeluasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti. Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka annosjakelusopimus irtisanottaisiin.
3.4 Liitynnät muihin järjestelmiin
1 Apteekkiasiakkaat
- Apteekkisopimusjärjestelmä
- Vieroitushoitosopimuksen piiriin kuulumisen tarkastaminen, jos reseptiostoissa on PKV-lääkkeitä (pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia lääkkeitä) ja/tai huumeita.
- Suomen Apteekkariliiton ylläpitämä tietojenvälityspalvelu, jossa Apteekkariliitto toimii tietojen käsittelijänä.
- Tiedot sopimuksista saadaan palveluun asiakkaan hoitavalta lääkäriltä
- Valtakunnallinen reseptikeskus
- Kaikki reseptitiedot toimitetuista ja sähköistetyistä resepteistä
- Kansallinen Terveysarkisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä
- Kelan palvelut:
- Kelan reaaliaikainen korvauskysely (asiakkaan Kela-korvaustietojen haku)
- Kelan reaaliaikainen tilityspalvelu (asiakkaan korvattujen lääkeostojen raportointi Kelaan)
- Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien maksua varten
- Kela toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä
- Työpaikkakassat (Työpaikkalaskutuksen piirissä olevien asiakkaiden ostojen raportointi)
- Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien ja mahdollisten lisäetuuksien korvauskäsittely.
- Vakuutusyhtiöt (Vakuutusyhtiöiden korvaavien ostojen raportointi vakuutusyhtiölle)
- Riippuen asiakkaan vakuutussopimuksesta voidaan vakuutusyhtiön korvaavat ostot raportoida suoraan apteekista vakuutusyhtiöön.
- Suomi.fi-valtuudet -palvelu
- Keskitetty valtakunnallinen sähköinen valtuutuspalvelu puolesta asiointivaltuuden antamiseen ja tarkastamiseen. Suomi.fi-valtuudet on keskitetty palvelu, jossa asiakas voi valtuuttaa toisen henkilön tai yrityksen asioimaan puolestaan Apteekkiasiointiin löytyy palvelusta oma valtuus. Apteekki tarkistaa asiointivaltuuden apteekkijärjestelmässä suoraan Valtuudet-palvelusta.
2 Eläinlääkereseptiasiakkaat
Ei liitäntöjä muihin järjestelmiin.
3 Tiliasiakkaat
e-lasku/Suoramaksusopimustilauksiin liittyvä sähköinen sanomaliikenne (vastaanottoilmoitukset): Apteekki vastaanottaa asiakkaan omassa pankkipalvelussaan lähettämän e-lasku-/suoramaksusopimuspyynnön. Tiedot noudetaan suoraan järjestelmään, jotta apteekilla on oikeus lähettää asiakkaalle e-laskuja/suoramaksuja. Pyyntö noudetaan pankista apteekkiin suojattua pankkien käyttämää WebService-kanavaa pitkin.
Apteekki välittää laskut asiakkailleen Receptum Oy:n (y 1635372-4) laskutuspalvelua hyödyntäen. Receptum Oy (ja sen alihankkija RopoCapital Oy) toimivat laskujen käsittelijöinä eikä heille muodostu omaa henkilörekisteriä. Apteekki toimittaa laskutettavat tiedot palveluun, jossa hoidetaan laskujen välittäminen edelleen apteekin asiakkaille. Laskut välitetään joko sähköisesti tai paperisena asiakkaan määrittelemän laskutustavan mukaisesti.
4 Annosjakeluasiakkaat
Porokylän apteekissa käytetään PharmaService Oy:n tuottamaa Anja-palvelua.
Annosjakeluyksikköön välitettävät henkilö-/lääkitystiedot:
- Henkilötunnus
- Sukunimi ja etunimi
- Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty
- Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
- Annosjakeluvalmisteiden kirjallinen annostusohje sekä indikaatio siinä muodossa kuin ne on valmisteen reseptille kirjattu
- Mikäli tilaukselle tuleva valmiste on eri valmiste, esim. geneerisen vaihdon seurauksena, kuin reseptillä määrätty, välitetään myös alkuperäisen reseptillä määrätyn valmisteen tiedot.
- Muu lääkitys (jos asiakkaalle on määritetty)
- Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio (jos asiakkaalle on määritetty)
Erilliseen Vaana-palvelusetelijärjestelmään kirjataan tiedot palvelusetelin saaneiden asiakkaiden annosjakeluviikoista annosjakelupalkkion laskuttamista varten.
5 Kassa-asiakkaat
Korttimaksutiedot Nets Oyj:lle.
3.5 Säännönmukaiset tietolähteet
Apteekkiasiakkaiden tiedot saadaan reseptilääkkeiden osto- ja maksutapahtuman sekä toimituksen yhteydessä. Sopimusasiakkaisiin liittyviä lisätietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä sekä sopimussuhteen aikana.
3.6 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto
Tietoja ei luovuteta/siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
Säännönmukaisia luovutuksia toiselle rekisterinpitäjälle:
- Reseptikeskukseen apteekin sähköistämien reseptien tiedot (Kansallinen Terveysarkisto)
- Reseptikeskukseen tiedot toimitetuista resepteistä
- Kelalle tiedot sv-korvatuista ostoista
- Kelalle tiedot maksusitoumuksella toimitetuista ostoista
- Työpaikkakassoille tiedot laskutettavista ostoista
- Vakuutusyhtiöille tiedot laskutettavista ostoista
3.6.1 Markkinointi
Tietoja ei siirretä markkinointitarkoituksessa muualle.
3.6.2 Muut tahot jonne tietoja luovutetaan/siirretään
Tietoja siirretään muille tahoille vain asiakkaan suostumuksella.
3.7 Rekisterin suojauksen periaatteet
Apteekissa on käytössä Receptum Oy:n toimittama MAXX-apteekkijärjestelmä. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät jaotellaan käyttötarkoitustensa ja ominaisuuksiensa perusteella luokkiin A ja B. MAXX on A-luokan järjestelmä (=Kanta-palveluihin liittyvät järjestelmät), joka on Kelan yhteistestauksessa sekä tietoturva-auditoinnissa virallisesti hyväksytty apteekkijärjestelmä.
Apteekissa tehdään omavalvontaa apteekin asiakastiedon salassapidon ja tietojen suojaamisen varmistamiseksi lain velvoittamalla tavalla (laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007).
Asiakasrekisterin tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä toimikorteilla ja muilla teknisillä suojauksilla. Apteekissa on huolehdittu siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Apteekin, järjestelmään liittyvien palvelutuottajien sekä järjestelmää ylläpitävien teknisten yhteistyökumppaneiden välillä on laadittu GDPR:n vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset, joissa kaikissa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.
3.8 Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.
Tiedot toimitetaan vain henkilöllisyyden todistamista vastaan tai muutoin luotettavaa tunnistusmenetelmää käyttäen. Apteekki määrittelee tapauskohtaisesti riittävän tunnistautumisen menetelmät. Mikäli apteekki joutuu kieltäytymään tietojen antamisesta, annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi myös ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asiakas voi tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Pyynnöt käsitellään aina apteekin tietosuojavastaavan/apteekkarin kautta ja tiedot toimitetaan asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli asiakkaan pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Tällöin apteekki ilmoittaa asiakkaalle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Omakanta-palvelusta (http://www.kanta.fi/omakanta) asiakas voi tarkistaa omiin reseptitietoihinsa kohdistuneet tapahtumakyselyt.
Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jatkuvasti toistuvien kyselyiden tai ilmeisen perusteettomat/kohtuuttomien kyselyiden kohdalla rekisterinpitäjänä apteekki voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.
3.9 Henkilötietojen oikaiseminen tai poistaminen sekä rekisteröidyn oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Asiakkaalla on oikeus korjauttaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Apteekki korjaa virheet saatuaan oikean tiedon suoraan asiakkaalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Apteekki korjaa vain sellaiset tiedot, joka on apteekkilainsäädännön mukaan mahdollista korjata jälkikäteen.
Asiakkaalla on oikeus tulla unohdetuksi ja poistattaa tiedot apteekin asiakasrekisteristä vain niiden tietojen osalta, joita apteekin ei lakisääteisesti tarvitse säilyttää tai joita apteekki ei enää tarvitse niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, taikka jos jokin muu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 17 artiklan mukainen edellytys täyttyy. Poistopyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Apteekki päättää kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen tietojen poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.
Asiakkaalla on oikeus pyytää omien tietojen käsittelyn rajoittamista, jos:
- asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa apteekki voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja asiakas vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- apteekki ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
- asiakas on vastustanut henkilötietojen käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
3.10 Oikeus peruuttaa antamansa suostumus
Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan omaan suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
3.11 Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Asiakkaalla on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka on toimittanut apteekille, ja joita apteekki käsittelee automaattisesti asiakkaan suostumuksen tai sopimussuhteen nojalla, koneellisesti luettavassa muodossa siirrettyä suoraan toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Jos siirto ei ole teknisesti mahdollista tai turvallista, asiakas voi itse toimittaa tarkastusoikeuden nojalla vastaanottamansa omat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle niin halutessaan.
3.12 Automatisoitu päätöksenteko
Tietojen käsittelyssä ei käytetä automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.
4 KAMERAVALVONTAREKISTERI
4.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Kameravalvonnan tarkoituksena on omaisuuden suojaaminen sekä turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantaneiden tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen. Tämän lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä henkilökunnan turvallisuutta. Rekisterin tietoja työnantajalla on oikeus käyttää lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.
4.2 Rekisterin tietosisältö
Apteekin kameravalvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa syntynyt tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-aineisto (kuvatallenne, tallennusaika ja -paikka).
4.3 Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterin tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetista riippuen enintään 9 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa.
4.4 Säännönmukaiset tietolähteet
Apteekin tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto. Ei ulkopuolisia säännönmukaisia tietolähteitä.
4.5 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto
Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille.
4.6 Rekisterin suojauksen periaatteet
Digitaalisessa muodossa (tietokoneen tai vastaavan kovalevyllä) oleva rekisteri on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetistä riippuen enintään 9 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa. Tietojen käyttö tapahtuu selaamalla kovalevyllä olevia tietoja tietokoneella. Tiedot eivät ole tallennettuna yleisesti tunnetuissa formaateissa ja tallenteiden katsomiseen tarvitaan kameravalvonnan oma ohjelma. Tällä estetään kuvien väärinkäytöksiä. Rekisteri on apteekin hallinnassa ja valvonnassa eikä siihen ei ole ulkopuolisilla pääsyä.
Apteekin ja järjestelmää ylläpitävien teknisten yhteistyökumppaneiden välillä on laadittu EU:n tietosuojaasetuksen (GDPR) vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset, joissa kaikissa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.
4.7 Rekisteriin tallennettavien informointi
Kuvattavia informoidaan kuvauspaikalla näkyvillä ”Tallentava videovalvonta”-kylteillä ja/tai tarroilla. Lisäksi tallennuspaikalla on pyynnöstä nähtävissä rekisteriseloste.
5 MUUT ASIAKKAILLE TARJOTTAVAT PALVELUT
5.1 Hoitotietopalvelu
Apteekki tarjoaa hoitotietopalvelua kotisairaanhoito- ja hoitokotiasiakkailleen. Hoitotietopalvelu perustuu apteekin ja asiakkaan väliseen sopimukseen. Hoitotietopalvelussa apteekki ja hoitokoti/kotisairaanhoito välittää sähköisesti tiedot lääkityksien muutoksista ja muista viesteistä asiakkaan lääkityksiä koskien. Hoitotietopalvelu on integroitu MAXX-apteekkijärjestelmään ja apteekki hyödyntää sen käytössä normaalia asiakasrekisteriään.
Tietosisältö palvelussa (asiakkaan tiedot):
- Hoitokodin nimi
- Hoitokodin asukkaan / kotisairaanhoidon asiakkaan lääkitystiedot
- Asiakkaan etunimi ja sukunimi (henkilötunnuksia ei käytetä lainkaan)
- Asiakkaan yksilöivä apteekkijärjestelmän oma ID-numero
- Hoitokodin apteekille lähettämät asiakaskohtaiset viestit
Tietojen säilytysaika:
- Asiakastiedot ja lääkitystiedot säilyvät palvelussa, kunnes asiakas poistetaan palvelusta apteekin toimesta eli sopimuksen päättyessä.
- Kaikki hoitokodin/kotisairaanhoidon käyttäjien tallentamat viestit säilyvät palvelussa asiakkaan poistoon asti.
Palveluun kirjaudutaan hoitokodeissa yhteiskäyttötunnuksin. Apteekki myöntää ja hallinnoi hoitokotien tunnuksia.
Kotisairaanhoidossa palveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla. Apteekki myöntää ja hallinnoi kotisairaanhoidon pääkäyttäjien tunnuksia, hoitajien tunnuksia hallinnoi kotisairaanhoidon pääkäyttäjät.
Tiedon siirrossa käytetään salattuja siirtoyhteyksiä. Hoitokodit/Kotisairaanhoito toimii palvelussa asiakkaan toimeksiannosta, asiakkaan edustajana.
Hoitotietopalvelua ylläpitää apteekkijärjestelmäntoimittaja Receptum Oy (y 1635372-4), joka toimii tiedon käsittelijänä. Apteekin ja Receptumin välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukainen yhteistyösopimus, jossa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.
Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.
5.2 Lääkityksen tarkistuspalvelu
Apteekki tarjoaa lääkityksen tarkistuspalvelua sekä yksityisille että hoitokotien asiakkaille. Lääkityksen tarkistuspalvelun tarkoituksena on auttaa asiakasta lääkkeenoton tarkoituksenmukaisessa toteutuksessa ja varmistaa lääkehoidon turvallisuus mahdollisten yhteisvaikutusten, päällekkäislääkityksen ja sopimattomien lääkkeiden välttämiseksi. Palvelun tuottamiseksi apteekki tarvitsee kattavat tiedot asiakkaan käyttämistä resepti- ja itsehoitolääkkeistä sekä ravintolisistä. Palvelu ja siinä käsiteltävät henkilötiedot perustuvat asiakkaan kanssa tehtävään sopimukseen. Sopimuksessa annettavat suostumukset sekä tietojen saaminen ovat edellytys palvelun tuottamiselle. Ilman saatavia tietoja palvelua ei voi toteuttaa luotettavalla tavalla.
Apteekki kerää henkilötietoja asiakkaalta sekä kirjallisesti että haastatellen. Lisäksi apteekki saa tietoja kirjatuista resepteistä Reseptikeskuksesta ja muista ostoista apteekin tietojärjestelmästä sopimuksen perusteella.
Henkilötiedot, joita saamme asiakkaalta: Nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero, asiakkaan käyttämät lääkkeet ja ravintolisät, niiden annostukset sekä ottoajankohdat.
Henkilötiedot, joita saamme Reseptikeskuksesta sekä apteekkimme reseptintoimitus- ja asiakasrekisteristä: Asiakkaalle määrätyt lääkkeet, niiden annostukset, lääkkeen määrännyt lääkäri, lääkkeen määräämisajankohdat, määrätyt lääkemäärät sekä tiedot niistä organisaatiosta, joissa lääkemääräykset on määrätty. Näiden lisäksi apteekki saa tietoja myös muista lääkkeitä toimittaneista apteekeista sekä lääkkeiden toimitusmääristä, toimitusajankohdista sekä mahdollisista lääketoimitusten hinta-, Kela-korvaus- ja maksajatiedoista. Mikäli asiakas on laskutus- tai kanta-asiakas, apteekki saa lisäksi asiakasrekisteristä tietoja asiakkaalle myydyistä ravintolisistä sekä itsehoitolääkkeistä.
Kerätyistä tiedoista muodostetaan yhteenvetokooste, johon kirjataan lääkkeiden lisäksi huomioita lääkkeiden annostuksista, annosteluohjeista ja ottoajankohdista sekä huomioita yhteisvaikutuksista ja päällekkäisyyksistä, mahdollisista lääkehaitoista sekä mahdollisia muita huomioita. Tiedot, joita ei tarvita yhteenvetokoosteessa, poistetaan tarpeettomina tietoturvallisella tavalla heti palvelun tuottamisen jälkeen.
Tietojen säilytysaika: Palvelun tuottamista varten käytettävät henkilötiedot ja tarkistuspalvelussa syntyneet tiedot poistetaan rekisteristä asiakkaan irtisanoessa sopimuksen tai viimeistään palvelun tuottamista seuraavan vuoden lopussa. Tietojen säilytysaika on vuosi, jotta voidaan tarvittaessa vastata hoitavan lääkärin esittämiin kysymyksiin.
Tietojen luovutukset ja tietojen siirto: Jos lääkityksen tarkistuksessa ilmenee asioita, jotka on selvitettävä hoitavan lääkärin kanssa, tietoja voidaan luovuttaa lääkärille asiakkaan sopimuksessa antamalla suostumuksella. Lainsäädännön niin edellyttäessä tietoja voidaan myös luovuttaa pyynnöstä apteekkitoimintaa tai apteekkihenkilöstöä valvoville viranomaisille. Muihin tarkoituksiin tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan asiakkaan antamalla erillisellä kirjallisella suostumuksella.
Palvelussa käsiteltäviä ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
